С 1 сентября 2026 года участники коммерческих грузоперевозок переходят на обязательный электронный документооборот. Требование установлено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и касается автомобильных, железнодорожных и авиационных перевозок, а также транспортной экспедиции . Разбираем, какие документы теперь оформляются только в цифре, как устроен обмен и что сделать до дедлайна.
Какие документы становятся электронными
С 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляются :
- транспортные накладные при перевозке по договору перевозки;
- заказы и заявки на автомобильную перевозку — в том числе заявки по договорам об организации регулярных перевозок;
- железнодорожные грузовые накладные — на каждую отправку груза;
- авиационные грузовые накладные;
- экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.
Требование распространяется на грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов — включая компании, которые только принимают груз.
Когда ЭТрН не нужна. Электронная накладная не оформляется, если перевозки по договору нет в принципе: компания доставляет собственный товар своим транспортом или покупатель забирает продукцию самовывозом . Бумажный формат сохраняется только для случаев из перечня Минтранса — среди них перевозки специальных грузов, сделки с иностранными контрагентами, перевозки для личных нужд граждан, режимы ЧС и технические сбои . После 1 сентября бумажную накладную нельзя рассматривать как обычную альтернативу электронному документу.
Как устроен обмен документами
ЭТрН — это не скан бумажного бланка, а юридически значимый электронный документ, который участники перевозки подписывают последовательно. Работа ведётся в системе аккредитованного оператора ИС ЭПД: он проверяет формат и подписи, обеспечивает обмен между сторонами и передаёт документ в государственную систему ГИС ЭПД. Подключаться к ГИС ЭПД напрямую не нужно — достаточно договора с оператором .
Для подписания документов от имени организации потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП); если документы подписывает сотрудник-представитель — дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД) в формате XML .
Для проверок на дороге ГИС ЭПД автоматически формирует QR-код после подписания первых двух титулов — водитель предъявляет его инспектору с экрана смартфона. На формирование кода закладывается около 15 минут; задержка больше 4 часов означает техническую неполадку — проверьте подписание титулов и обратитесь в поддержку оператора .
Титулы ЭТрН: кто и что подтверждает
Накладная состоит из четырёх обязательных титулов — по одному на каждый этап перевозки :
Таблица
| Титул | Кто подписывает | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Титул 1 | Грузоотправитель | Сведения о грузе, условиях перевозки и получателе |
| Титул 2 | Перевозчик | Приём груза к перевозке |
| Титул 3 | Грузополучатель | Фактическую приёмку груза |
| Титул 4 | Перевозчик | Доставку и завершение перевозки |
Для нестандартных ситуаций предусмотрены дополнительные титулы: 5 и 6 — итоговая стоимость перевозки, 7 — смена грузополучателя или адреса доставки, 8 — замена транспортного средства или водителя в пути .
Важно для грузополучателя: Титул 3 подписывается только после фактической приёмки. Сверьте, что сведения в ЭТрН соответствуют доставленному грузу — количеству мест, наименованию продукции, маркировке и состоянию упаковки. Расхождения по массе и количеству фиксируйте актами и отражайте в соответствующем титуле накладной — «на словах» их в споре не доказать. Если в исходных данных существенная ошибка, не подтверждайте приёмку «как есть» — согласуйте с отправителем корректное переоформление через оператора .
Нестандартные ситуации: разъяснения Минтранса
По итогам совещания с ФНС, операторами и отраслевыми ассоциациями Минтранс разъяснил типовые кейсы :
- Пропал интернет в дороге — перевозку не останавливаем: документы хранятся у оператора и передаются в ГИС ЭПД после восстановления связи. Если QR-код не сформировался, водитель предъявляет визуализацию документа на устройстве или распечатку.
- Поломка машины или замена водителя — документооборот продолжается по текущей ЭТрН, менять накладную не нужно (при сборных грузах замена фиксируется титулом 8). А вот при частичной выгрузке на выданную часть груза оформляется новая ЭТрН.
- Доставка через СВХ — выдача груза на склад завершает перевозку: текущую накладную закрывают, а дальнейшую доставку оформляют новой ЭТрН по новому договору.
- Международные перевозки — если конечная точка выгрузки за пределами РФ, оформляется CMR-накладная; если груз перегружается на территории России для внутренней доставки — применяется ЭТрН.
Переходный период не переносит дату старта
До 1 марта 2027 года действует «нештрафной» период: при дорожной проверке инспекторы МВД и Ространснадзора ограничатся устным замечанием, если вместо электронной накладной предъявлена бумажная. Инициативу Минтранса поддержал Президент .
Это не отменяет обязанность перейти на ЭПД с 1 сентября 2026 года. Послабление касается только порядка контроля на дороге — оно не освобождает от своевременного оформления и подписания титулов, не влияет на налоговый учёт и не защищает от вопросов ФНС: именно ЭТрН становится базовым документом, подтверждающим расходы на перевозку для налога на прибыль и вычетов по НДС .
Ответственность
До введения специальных норм применяются действующие статьи КоАП РФ :
- перевозка без транспортной накладной (ст. 12.3) — 500 рублей для водителя, 1 500 рублей для должностного лица;
- недостоверные данные о свойствах груза (ст. 12.21.1) — до 30 000 рублей для должностных лиц;
- работа экспедитора без регистрации в реестре (ст. 11.14.3) — 100 000–300 000 рублей для юрлиц, при повторном нарушении — до 1 млн рублей.
Если вы отправляете образцы на испытания
Для компаний, которые передают образцы продукции в испытательные лаборатории и органы по сертификации, добавим два практических совета:
- Заранее согласуйте единое описание груза с получателем — формулировки в ЭТрН должны совпадать с рабочими документами на образцы.
- Партии, относящиеся к разным техническим регламентам, идентифицируйте раздельно в документах и маркировке — это исключит путаницу при приёмке и ускорит дальнейшую сертификацию.
Чек-лист: что сделать до 1 сентября
- Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса, заключить договор, получить доступ в личный кабинет.
- Оформить УКЭП руководителю и МЧД сотрудникам, которые будут подписывать документы.
- Назначить ответственных и настроить права доступа в системе оператора.
- Обновить договоры с перевозчиками и экспедиторами — закрепить порядок оформления ЭТрН, сроки подписания титулов и действия при сбоях.
- Провести тестовую перевозку с основными контрагентами и пройти маршрут документа до Титула 3.
- Выдать водителям инструкцию: как предъявить QR-код или визуализацию документа, что делать при сбое связи.
Отправляете образцы на сертификацию или испытания? Мы уже работаем в системе электронного документооборота — подскажем, как корректно оформить ЭТрН на партию образцов, и согласуем описание груза до отгрузки. Свяжитесь с нами — поможем, чтобы логистика не затормозила вашу сертификацию.